Kuidas esitada tähestikulises järjekorras (piltidega)

Sisukord:

Kuidas esitada tähestikulises järjekorras (piltidega)
Kuidas esitada tähestikulises järjekorras (piltidega)
Anonim

Tähestikuline esitamine on põhiline viis dokumentide korraldamiseks, mis võimaldab teil kiiresti oma isiklikke ja ärifaile salvestada, neile juurde pääseda ja neid hallata

Rakendades oma elus tähestikulise esitamise, tagate, et kõik dokumendid on kaitstud ja kergesti kättesaadavad. Mõistliku failisüsteemi säilitamiseks on palju reegleid, kuidas inglise keeles tähestikulises vormingus faili esitada. Õnneks on uute dokumentidega alustamine lihtne ja ümberkorraldamise korral pole seda siiski raske muuta!

Sammud

Osa 1 /2: tähestikuline esitamine

Fail tähestikulises järjekorras 1. samm
Fail tähestikulises järjekorras 1. samm

Samm 1. Otsustage, millist tähestikulist süsteemi kasutate

Isegi midagi näiliselt lihtsat kui tähestikuline esitamine pakub mitmeid valikuid. Oluline on valida üks süsteem ja seda järjepidevalt kasutada.

  • Kirjade kaupa esitamine arvestab iga sõna iga sõna välimuse järjekorras, ignoreerides tühikuid sõnade vahel.
  • Sõnahaaval esitamine tellib üksusi järjestikku iga sõna esimese tähe alusel.
  • Üksuste kaupa esitades võetakse arvesse iga sõna, lühendit ja esialgset tellimisüksust vastavalt nendele. Üldiselt soovitatakse ühikute kaupa süsteemi.
Fail tähestikulises järjekorras
Fail tähestikulises järjekorras

Samm 2. Rühmitage üksused

Kui teil on kõik failid, mida peate esitama, otsustage, kuidas soovite faile rühmitada. Saate valida sõnastiku vormingu, milles kõik failid on paigutatud ühte tähestikulisse järjekorda, olenemata failitüübist või selles sisalduvatest üksustest. Võite kasutada ka entsüklopeedia vormingut, milles üksused on rühmitatud tüübi või teema järgi ja seejärel on iga rühm tähestikulises järjekorras.

Kui teil on vaja esitada palju erinevat tüüpi esemeid (retseptid, maksulaekumised, kirjad jne), võib abiks olla entsüklopeediavormingu kasutamine. Rühmitage esmalt tüübid, seejärel järjestage üksused igas rühmas tähestikulises järjekorras. Hoidke rühmad eraldatud, kasutades eraldajaid või värvikoode

Fail tähestikulises järjekorras
Fail tähestikulises järjekorras

Samm 3. Indekseerige oma failid

Indekseerimine on viis pealkirja iga osa paigutamiseks õigesse üksusesse. Üksuste indekseerimiseks enne nende esitamist peate jaotama iga üksuse nime elemendid ja looma uue tähestikulise nime, mis võib standardnimest erineda. Näiteks:

  • Oletame, et teil on indekseerimiseks ja failimiseks järgmised üksused: artikkel aardvarksite kohta pealkirjaga „Aardvarkside öine söötmine”, aardvark -asjatundja Jane A. Doe elulugu ja Detroiti loomaaia aardvark näituse reklaamvoldik.
  • Jane A. Doe elulugu hakatakse indekseerima kui „Doe, Jane A.”, kuna perekonnanimed esitatakse esikohal. See esitatakse tähe „D” all.
  • Kui valite sõnastiku stiilis rühmitamise, võib artikli „Aardvarksi öine toitmine” indekseerida sellisena, nagu see on. Selle rühmituse abil saab selle esitada tähe “N” all (“öine”).
  • Teise võimalusena võite indekseerida „Aardvarkside öise söötmise” kui „Aardvarks, Nocturnal Feeding of”. See oleks mõistlik, kui kasutaksite entsüklopeedia stiilis rühmitust, mitte ainult aardvarkidega seotud esemete esitamist. Üksus kantakse seejärel "A" alla.
  • Reklaamibrošüüri võiks indekseerida järgmiselt: „Aardvarks, eksponaadid (Detroiti loomaaed).” See oleks mõistlik, kui eeldate, et aardvark-eksponaatide kohta on mitu materjali-näiteks võib teil olla mõni muu objekt, mida indekseerida kui „Aardvarks, eksponaadid (Toledo Loomaaed)."
  • Teise võimalusena võiks reklaamvoldiku indekseerida kui „Detroiti loomaaed (Aardvark Exhibit)”. See võib olla mõistlik, kui eeldate, et teil on mitu Detroiti loomaaiaga seotud eset, või kui soovite failide jaoks kasutada entsüklopeedia-stiilis rühmitust geograafiline asukoht.
Fail tähestikulises järjekorras 4. samm
Fail tähestikulises järjekorras 4. samm

Samm 4. Järjestage failid tähestikulises järjekorras nende indekseeritud nime järgi

Tähestikulises vormis esitamise üldreegel on asjade järjestamine järjestuses A (esimene) kuni Z (viimane). Kasutage järjest spetsiifilisemat teavet üksuste eristamiseks ja tellimiseks. Näiteks:

  • Teie indekseeritud failide järjestus eelmises etapis võib olla (olenevalt kasutatavast süsteemist) järgmine: „Doe, Jane A.”, „Detroiti loomaaed (Aardvark Exhibit)” ja „Aardvarksi öine toitmine” VÕI „Aardvarks, eksponaate (Detroiti loomaaed), „Aardvarks, Nocturnal Feeding of” ja „Doe, Jane A.”
  • Fail „Wallaby” tuleks pärast „Emu” faili. Vahepeale tuleks fail „Känguru” ja fail „Aardvark” - üks „Karu” ja teine „Emu” jaoks. See annaks teile järgmise failide järjekorra: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Känguru", "Wallaby".
  • Kui lisate faili „Anteater” jaoks, tuleb see pärast „Aardvark” kõiki faile. Kuna mõlemad algavad tähega „A”, peate järjekorra määramiseks vaatama iga sõna teise tähe (vastavalt „N” ja „A”) ning seejärel selle alusel failid korrastama. Uus kord oleks: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Känguru", "Wallaby".
Fail tähestikulises järjekorras
Fail tähestikulises järjekorras

Samm 5. Märgistage oma failikaustad

Üksuste leidmise hõlbustamiseks märgistage iga failikaust selles sisalduva üksuse (de) indekseeritud nimega. See hõlbustab ka uute failide sisestamist õiges järjekorras.

  • Asetage üksused neile määratud kausta.
  • Kasutatavuse parandamiseks võib osutuda kasulikuks ka failide värvikoodimine. Näiteks kui kasutate entsüklopeedia stiilis rühmitust, määrake igale rühmale eraldi värv ja märkige iga rühma iga üksus/fail vastava värviga.
Fail tähestikulises järjekorras 6. samm
Fail tähestikulises järjekorras 6. samm

Samm 6. Dokumenteerige indekseerimis- ja registreerimissüsteem

Olge kooskõlas oma indekseerimise ja esitamise süsteemiga, olenemata sellest, mis see on. Veenduge, et kõik, kellel on failidele juurdepääs, on süsteemist teadlikud. Näiteks saate luua ja jagada dokumenti, mis kirjeldab üksikasjalikult teie registreerimissüsteemi reegleid. See aitab kõigil failisüsteemi tõhusalt kasutada.

Fail tähestikulises järjekorras
Fail tähestikulises järjekorras

Samm 7. Failige uued üksused korralikult

Asetage failid kappi vastavalt kasutatud süsteemile indekseeritud nimede ja tähestikulise järjekorra alusel. Nihutage praeguseid faile vastavalt vajadusele, et uued failid õigesse kohta paigutada.

Osa 2 /2: Erijuhtumitega tegelemine

Fail tähestikulises järjekorras 8. samm
Fail tähestikulises järjekorras 8. samm

Samm 1. Failige üksused nende olulise tähtaja alla

Mõnikord on mõistlik esemeid esitada võtmesõnade põhjal, olenemata pealkirja või nime sõnade ilmumise järjekorrast. See tagab faili indekseerimise ja asukoha leidmise kõige loogilisema termini abil. Näiteks

„First Bank of Chicago” võiks indekseerida ja esitada nimega „Chicago, First Bank of”. „Chicago” on selle kirje võtmesõna, mitte „esimene” või „pank”, eriti kui teil võib olla muid sarnase nimega objekte, näiteks „First Bank of Tulsa” või „Chicago Bank and Trust”

Fail tähestikulises järjekorras 9. samm
Fail tähestikulises järjekorras 9. samm

Samm 2. Järjesta nimed perekonnanime järgi

Tüüpilised registreerimisstandardid soovitavad isikuid indekseerida eesnime järgi, kuna perekonnanime peetakse oluliseks terminiks.

  • Seega indekseeritakse “Jane A. Doe” ja esitatakse kui “Doe, Jane A.”
  • Pange lõppu pealkirjad (dr, proua, major jne). "Dr. Näiteks Jane A. Doe indekseeritakse ja registreeritakse kui „Doe, Jane A., Dr.”
  • Üldiselt tellige nimed tähestiku järgi nii, nagu need on kirjutatud. Näiteks "MacDonald" tuleks enne "McDonald". Samuti loetakse nime “D”, “L”, “Le”, “de” jne osaks, mitte eraldi üksusteks. Näiteks tellige failid „Heinlein”, „Le Guin”, „L’Engle” ja „Wolfe” selles järjekorras (ja MITTE „L’Engle”, „Le Guin”, „Heinlein”, „Wolfe”).
  • Nende nimede reeglite tavaline erand on see, kui üksikisiku nimi on osa ettevõtte või organisatsiooni nimest. Sellistel juhtudel käsitlege isiku nime ärinime üksustena. Näiteks „Jane A. Doe kahjuritõrje” registreeritakse jaotises „J” ja MITTE indekseeritakse kui „Doe, Jane A. Pest Control”.
Fail tähestikulises järjekorras
Fail tähestikulises järjekorras

Samm 3. Ignoreerige artikleid, sidesõnu ja eessõnu

Artiklid (näiteks „a”, „an” ja „the”), sidesõnad (nt „ja”, „aga” ja „või”) ning eessõnad (nt „eest”, „of” ja "In") jäetakse tavaliselt indekseerimisel ja tähestikulises vormistamisel vahele, kuna neid ei peeta olulisteks terminiteks. Seda isegi juhul, kui need moodustavad üksuse nime alguse. Näiteks:

  • "Emu söötmistavade uurimine" oleks esitatud "E" all "Emu" (oluline sõna selle üksuse pealkirjas), mitte "A" asemel "an".
  • "Doe ja Smith Pest Control" esitatakse pärast "Doe, Jane A." Mõlemad indekseeritud nimed algavad sõnaga “Doe”, nii et failijärjekorra kindlaksmääramiseks liigute kummagi järgmise olulise termini juurde (vastavalt “Smith” ja “Jane”). Ignoreerige sõna "ja", kuna see pole oluline.
Fail tähestikulises järjekorras 11. samm
Fail tähestikulises järjekorras 11. samm

Samm 4. Käsitlege lühendeid nii, nagu need oleksid kirjutatud

Üksuste indekseerimisel ja esitamisel võite kohata lühendeid, näiteks „Mfg”. (tootmise jaoks) või „Inc.” („Kaasatud” jaoks). Üldiselt peaksite indekseerima ja failid vormistama nii, nagu need lühendid oleksid kirjutatud, mitte lihtsalt tähtedena.

Näiteks “Jane A. Doe Mining Company” esitatakse pärast “Jane A. Doe Mfg.”

Fail tähestikulises järjekorras 12. samm
Fail tähestikulises järjekorras 12. samm

Samm 5. Failide numbrid tavaliselt

Üksusi tähestikulises järjekorras esitades võite nende pealkirjades kohata numbreid. Üldjuhul failide numbrid tavaliselt, mitte justkui välja kirjutatud. Numbrid esitatakse ka enne tähti.

  • Näiteks “3M Company” esitatakse enne “100 suurepärast äriideed” (kuna “3” on enne “100”).
  • „Suurepärased äriideed” ja „suurepärased ärijuhid” esitatakse pärast „100 suurepärast äriideed”, kuna numbrid on paigutatud tähtede ette.
  • Juba välja kirjutatud numbreid käsitletakse sõnade, mitte numbrite asemel. Näiteks esitage selles järjekorras üksused „100 suurepärast ärijuhti”, „suurepäraseid äriideid” ja „kakssada suurepärast äriideed”.
  • Kui see teenib aga teie esitamise eesmärke, saate teha erandi ja esitada alati numbrid nii, nagu need oleks kirjutatud.
Fail tähestikulises järjekorras 13. samm
Fail tähestikulises järjekorras 13. samm

Samm 6. Tegelege mis tahes erimärkidega

Arvesse tuleb võtta kõiki mitte-tähestikulisi või mitte-numbrilisi märke, mis esinevad üksuste indekseerimisel ja esitamisel. Mida aga nende tegelastega teha, sõltub nende tüübist:

  • Üksuste indekseerimisel ja esitamisel eiratakse üldjuhul kirjavahemärke (nt apostroofid, punktid ja komad). Näiteks esitage selles järjekorras „Washingtoni parim kohv” ja „Washingtoni osariigi mess”.
  • Diakriitikut käsitletakse kui vastavat tähte, millel pole diakriitilist märki. Näiteks fail „Éclair” kui „Eclair” ja „Über” kui „Uber”. Erandiks on see, kui esitate dokumente diakriitikat kasutava keele tähestiku järgi, sel juhul peaksite järgima selle keele tavalist tähestikulist järjekorda.
Fail tähestikulises järjekorras 14. samm
Fail tähestikulises järjekorras 14. samm

Samm 7. Vajadusel kasutage üldreeglit “midagi enne midagi”

Üldjuhul eiratakse tähestikulises vormingus tühikuid (sh kirjavahemärke ja muid vahele jäetud elemente). Juhtudel, kui teil on samamoodi algavaid esemeid, kasutage esitamise järjekorra kindlaksmääramiseks tühikut või reeglit „ei midagi enne”.

  • Näiteks esitage failid „North East Bank”, „North East Manufacturing” ja „Northeast Bank” sellises järjekorras.
  • Samamoodi "Doe, Jane A." esitatakse enne "Doe, Jane A., Dr."
Fail tähestikulises järjekorras 15. samm
Fail tähestikulises järjekorras 15. samm

Samm 8. Vajadusel eristage faile üksikasjalikuma teabe alusel

Harvematel juhtudel ei piisa failide järjekorra määramiseks tähestikulisest teabest. Sellistel juhtudel peate kaupade indekseerimiseks ja tellimiseks kasutama lisateavet. Märkige see lisateave vastavate failide juurde, et aidata teil neid eristada. Näiteks:

  • Kui teil oli esemeid kahele erinevale isikule nimega Jane A. Doe, saate neid tellida sünnikuupäeva järgi. Fail „Doe, Jane A. (s. 1853)” oleks seega enne faili „Doe, Jane A. (s. 1967).
  • Kui soovite vahet teha, saate tellida ka objekte vastavalt geograafilisele asukohale. Kui teil on failid kolme erineva panga jaoks kolmes erinevas kohas ja iga panga nimi on “First United Bank and Trust”, saate need tellida tähestikulises järjekorras “First United Bank and Trust (Georgia)”, “First United Bank and Trust (Oklahoma)”ja„ First United Bank and Trust (Lõuna -Dakota)”.
  • Samamoodi, kui teil oleks esemeid kahele erinevale karule või karutüübile, eristaksite neid veelgi, sõltuvalt liigist, geograafilisest asukohast jne. Näiteks võib teil olla faile teemade „Karu, pruun” ja „Karu, Grizzly” (selles järjekorras) või failid teemal "Bears (Euroopa)" ja "Bears (Põhja -Ameerika)" (selles järjekorras).
Fail tähestikulises järjekorras 16. samm
Fail tähestikulises järjekorras 16. samm

Etapp 9. Erandite ja erireeglite avalikustamine

Veenduge, et kõik, kes teie faile kasutavad, teaksid standardjuhiste eranditest, mis on teie failisüsteemi arvesse võetud. See aitab tagada, et kõik saavad failisüsteemi õigesti ja tõhusalt kasutada.

Soovitan: