Vähesed asjad on sujuva kontori jaoks olulisemad kui toimiv registrisüsteem. Olenemata sellest, kas pääsete failidele juurde või jagate töötajatega, tuleb teie valitud failisüsteem korraldada nii, et kõik leiaksid otsitava. Kui arhiivimissüsteemi on raske kasutada, riputate paberite külge, kartes neid failidesse kaotada, ja peagi katavad teie laua hunnikud pabereid.
Sammud
Samm 1. Otsustage toimikusüsteem
Mis iganes see on, peab sellel olema mõtet, nii et teate täpselt, kus iga paberitükk asub. Teie valikud on järgmised:
- Tähestikuline. See süsteem on parim, kui enamik teie failidest on klientide, patsientide või klientide nimed.
- Teema või kategooria: Enamik failisüsteeme on korraldatud teema või kategooria järgi, mis toimib õigesti seadistades hästi, kuid võib olla ka kõige segasem, kui see pole nii.
- Numbriline/kronoloogiline. See on parim, kui teie failid koosnevad peamiselt nummerdatud või dateeritud materjalist, näiteks ostutellimustest või kviitungitest.
Samm 2. Täitke failisahtlid rippuvate kaustadega
Rippuvad kaustad ei eemaldata kunagi, toimides manila ümbrike kohahoidjatena, mille sahtlist eemaldate.
Samm 3. Sorteerige oma paberid kategooriate kaupa hunnikutesse
Kui hunnik on üle tolli või kaks kõrge, jagage see alamkategooriatesse. Kui hunnik on liiga õhuke, ühendage see teise hunnikuga ja nimetage see ümber. Vaiade nimed peaksid hõlpsasti kindlaks määrama, millisesse hunnikusse iga paberitükk läheb.
Samm 4. Asetage iga hunnik manilla kausta ja märgistage see selgelt
Parim on kasutada vahekaartidega kaustu, mitte keskel, kuna see muudab failid korralikumaks.
Samm 5. Asetage manilla kaustad rippuvatesse kaustadesse
Enamiku failide puhul töötavad tavalised rippuvad kaustad, kuid paksude failide või failide puhul, mille pidite jagama alamkategooriateks, kasutage kasti all olevaid kaustu. Saate kaustu tellida, kuidas soovite, kuid enamik inimesi kasutab praegu tähestikulist süsteemi.
Samm 6. Märgistage rippuvad kaustad samade nimedega nagu Manila kaustad
Asetage kõik plastist sakid kausta vasakule, kui te ei kasuta külgmist failikappi. Külgfailide puhul, mis jooksevad sahtli avamisel vasakult paremale, mitte eest taha, asetage sakid paremale küljele.
Samm 7. Asetage failide lähedale ripp- ja manillakaustad, et saaksite hõlpsalt kausta lisada, kui leiate paberitüki, mis ei kuulu olemasolevasse kausta
Vältige liiga paksu või liiga õhukesi kaustu. Samuti võite soovida kaustad ümber sildistada ja paberid ümber jagada, kui otsustate, et peate kategooriad uuesti liigitama.
Samm 8. Aasta lõpus eemaldage kõik kaustad, märgistage värsked Manila kaustad samade kategooriate nimedega ja asetage need failidesse
Vaadake vanu kaustu, et näha, kas midagi tuleb praegustesse failidesse üle kanda, ja pange ülejäänud oma arhiivi.
Näpunäiteid
Teil võib tekkida kiusatus oma failidele värvikood kodeerida, failide siltide printimiseks arvutit kasutada või muul viisil oma faile atraktiivsemaks muuta. Kui aga peate muudatusi tegema, näiteks ühe kausta lisama, ei ole te õnnelikud, kui leiate, et olete õigetest värvikaustadest väljas või peate failisildi käsitsi kirjutama. Parim on hoida asjad lihtsad
Hoiatused
- Ärge kunagi looge mitmesuguseid hunnikuid sellele, mida te ei saa kategoriseerida, sest kõik jõuab sinna.
- Kui olete registreerimissüsteemi loonud, peate oma toimikuga kursis olema. Varuge iga päev aega, et võtta oma laualt paberid ja need viilida. Vastupanu kiusatusele seada oma failide peale sügav viilimiskorv, sest sa lihtsalt täidad selle ja sellest saab teine fail.
