Paberfailid võivad olla valusad, eriti kui need lauale kuhjuvad. Hulkuvate paberite ja kviitungite paremaks käsitlemiseks proovige sortida kõik oma esitamata dokumendid. Seejärel kasutage failide sortimiseks erinevatesse kaustadesse kausta või sahtlit. Kui soovite oma kontori segaduse täielikult kõrvaldada, saate oma dokumendid arvutisse, wikisse või muusse pilvepõhisesse süsteemi üles laadida. Kui põhiplaan on paigas, saate oma kontoriruumis paremini hallata mitut tüüpi faile!
Sammud
Meetod 1 /3: dokumentide filtreerimine
Samm 1. Eraldage dokumente, mis tuleb esitada, nendest, mida te endiselt kasutate
Kui alustate paberite korraldamist, tehke hunnik neile, mis on valmis ära panema, ja eraldi hunnik neile, kes peavad teie lauale jääma. Hankige oma lauale kahe pesaga paberikorraldaja, et teie dokumendid jääksid korrastatuks ka pärast esmast sortimist ja esitamist. Hoidke kasutatavaid dokumente ühes pesas ja dokumente, mis on valmis esitamiseks teises.
Samm 2. Valige paberitööde esitamiseks iga päev päev
Ärge laske oma uute dokumentide korvid kontrolli alt väljuda; selle asemel eraldage päev või kaks aega failide sortimiseks ja korraldamiseks. Kui te ei tegele oma tööruumis paljude kviitungite ja dokumentidega, võib töö tegemiseks kuluda vaid 1 päev. Kui aga teie töö hõlmab palju paberimajandust, võiksite eraldada 2-3 päeva oma korrastamata dokumentide sortimiseks.
Failide iga nädal sorteerimine muudab organisatsiooniprotsessi palju paremini hallatavaks
Samm 3. Segamise vältimiseks märkige kõik failid välja viskamise kuupäevadega
Enne uute dokumentide esitamist uurige hoolikalt iga faili kuupäeva ja sisu. Kui dokument puudutab pooleliolevat projekti või muud probleemi, kirjutage faili ülaossa „pooleliolev”. Kui paber käsitleb lõpetatud projekti, märkige fail kui „lõpetatud”. Lisaks märkige aeg, mil faili pole enam vaja ja dokumenti saab purustada või ringlusse võtta.
Kui skannite kiiresti faile, võivad need märkmed aidata teil õiget faili tõhusamalt leida
Samm 4. Taaskasutage kõik ebaolulised dokumendid nende esitamise asemel
Ärge eeldage, et iga fail väärib kohta teie kaustas või sahtlis. Selle asemel pange oma tarbetuid dokumente oma prügikasti kõrvale. Kui teie failid sisaldavad isiklikku teavet, tükeldage dokumendid ringlussevõtu asemel.
Purustage kõik failid, mis sisaldavad finants- ja kontoteavet, oma sotsiaalkindlustuse numbrit või muid tundlikke üksikasju
Meetod 2/3: Sorteerimissüsteemi valimine
Samm 1. Valige oma failide jaoks füüsiline salvestusruum
Uurige oma tööruumi paigutust ja mõelge, milline failisüsteem toimiks kõige paremini. Kui teil on kontor, võib suur valik kapp olla hea valik. Kui teil on aga väiksem tööruum, võib arhiivisahtel või prügikast logistiliselt mõttekam olla.
- Uue salvestussüsteemi ostmisel proovige eelistada kvaliteeti hinnale.
- Olenemata teie arhiivimissüsteemist, asetage kindlasti tundlikud dokumendid turvalisse kausta.
Samm 2. Korraldage paberid kuupäeva järgi, kui teie failid on aja suhtes tundlikud
Valige organisatsiooniline süsteem, mis on teie äri- või kontoripinna jaoks kõige mõistlikum. Kui teie töö keskendub tähtaegadele, proovige oma kaustad järjestada nii, et ees oleks viimane kuupäev. Päevade möödudes jätkake uute kaustade ja failide lisamist kapi või sahtli esiküljele.
- Näiteks võib teil olla eraldi faile päevade, nädalate või kuude jaoks.
- Näiteks kui töötate maksukonsultandina, oleks mõttekas esitada klientide dokumendid kuupäeva järgi.
- See süsteem sobib hästi inimestele, kes töötavad ajas tundlike materjalidega.
Samm 3. Kujundage kalendripõhine sortimissüsteem, kui tegelete kronoloogiliste failidega
Kui tegelete oma kontoriruumis suure hulga failidega, proovige oma kappidele ja sahtlitele lisada „tiksumise” failisüsteem. Sarnaselt kalendriga kasutab „tiksuja” süsteem iga kuu esitamiseks 12 suurt kausta, kusjuures iga suure päeva kaustaga kaasneb iga kuu jaoks 28–31 alamkausta. Kui teil on kuupäevale orienteeritud töö, proovige seda meetodit kasutada.
- Näiteks kui töötate ekspordiettevõttes, võib olla lihtsam sorteerida faile kuu ja kuupäeva järgi üldise kategooria asemel.
- See süsteem on parem inimestele, kes eelistavad konkreetset numbrilist korraldust, mitte värvikoode.
Samm 4. Sorteerige oma failid teemade kaupa, kui soovite oma paberid kategoriseerida
Valige oma kaustade jaoks erinevad kategooriad ja seejärel järjestage need asjakohasuse järgi. Arhiivikappi või sahtlit korraldades asetage esikohale kõige asjakohasemad ja tähtsamad kaustad. Jätkake seda silmas pidades failide sorteerimist, et saaksite hõlpsasti juurde pääseda olulistele dokumentidele.
Näiteks kui olete ettevõtte finantsnõustaja, oleks mõttekam sorteerida oma dokumente tähtsuse ja asjakohasuse järgi, näiteks „investeeringud”, „palgaarvestus” ja „maksud”
Samm 5. Valige oma failidele laiad kategoorianimed
Ärge kasutage oma kaustade jaoks pikki, liiga spetsiifilisi silte. Selle asemel proovige valida üldisi, kõikehõlmavaid silte, nii et teil pole hiljem raske uusi faile sorteerida. Kui soovite luua täpsema failisüsteemi, proovige lisada alamkaustu oma suuremale ja üldisemale failisüsteemile.
Näiteks „3. aprilli kuluraportid” ei oleks üldkausta jaoks hea kategooria, kuna see on liiga konkreetne. Selle asemel märkige kaust kui „Kulude aruanded”, mis on palju avatumad
Näpunäide:
Silditegijad on lihtne ja tõhus viis failide kategoriseerimiseks.
Samm 6. Värviga kodeerige oma dokumendid, et luua visuaalselt atraktiivne süsteem
Investeerige erinevatesse mitmevärvilistesse kaustadesse ja siltidesse. Seejärel määrake erinevatele kaustade ja siltide värvidele erinevad failikategooriad, et saaksite oma failisüsteemi järjepidevalt hoida. Proovige kasutada kõiki oma kappides ja sahtlites samu värve ja kategooriaid, et pääsete kiiresti ja tõhusalt juurde erinevatele failidele.
- Näiteks märgistage oma kollased kaustad kirjavahetuseks, punased kaustad maksudega seotud vormide jaoks ja rohelised kaustad palgaarvestuse jaoks.
- Proovige kasutada värviskeeme ja silte, mida on lihtne meelde jätta. Näiteks võib roheline olla finantsvormide jaoks suurepärane värvimärgis, kuna roheline värv on sageli seotud rahaga.
- See süsteem sobib kõige paremini nägemisõppijatele.
Meetod 3/3: digitaalse lähenemisviisi kasutamine
Samm 1. Skaneerige paberfaile, et neid digitaalselt salvestada
Iga kord, kui lisate oma kappi või sahtlisse uue faili, laadige skanneri abil üles digitaalne versioon arvutisse. Kui teil on vaja failile kiiresti juurde pääseda, on teil lauaarvutis otsimine palju kiirem ja lihtsam kui mitme kausta vahel. Kui kogu teie failisüsteem on paberipõhine, skaneerige ja laadige failid üles, et luua digitaalne varukoopia.
- Ärge stressake, kui teil pole digitaalset failisüsteemi! Lihtsalt skaneerige ja laadige oma failid üles 1 kaust korraga.
- Faile saate skannida ka teatud telefonirakenduste abil.
Samm 2. Valige kõigile failidele järjepidevad nimed
Valige oma digitaalsete dokumentide jaoks sildid, mida on lihtne otsida ja neile juurde pääseda. Ideaalis proovige, et need failid järgiksid neid järjepidevalt, näiteks kuupäeva või perekonnanime, kuna see hõlbustab nende sortimist. Vajadusel lisage failide pealkirjadesse kõik asjakohased asukohad, andmekogumid või versiooninumbrid.
- Ärge kasutage failide pealkirjades erimärke, kuna arvutid ei saa neid õigesti töödelda.
- Näiteks märkige oma dokumendile tähis 20031124, kui viidate kindlale kuupäevale, nagu 24. november 2003.
Samm 3. Sorteerige oma digitaalsed failid kaustade ja alamkaustadega
Sarnaselt kappidega kasutage skannitud dokumentide salvestamiseks ja korraldamiseks mitmesuguseid digitaalseid kaustu. Looge oma töölaual ja märgistage mitu üleslaaditud failidega seotud kausta. Kui soovite kasutada täpsemaid kategooriaid, looge igasse suuremasse kausta mitu alamkausta. Jätkake oma digikaustadega nokitsemist, kuni leiate endale sobiva süsteemi!
Näiteks kui teil on kaust nimega „Maksud”, saate erinevate aastate jaoks luua mitu alamkausta
Samm 4. Laadige oma dokumendid üles wikisse, et paljud inimesed saaksid neile juurde pääseda
Kui teie tööruum on rohkem koostööaldis, looge veebiviki, millele teie töökaaslased ja ülemused pääsevad juurde. Pärast wiki sisselogimist kasutage nuppu „tööriistakast”, et pääseda juurde nupule „Laadi fail üles”. Selle funktsiooni abil saate linkida äsja üles laaditud dokumendi erinevate inimestega, kes saavad nüüd faili vaadata ja sellele juurde pääseda.
Pidage meeles, et igaüks saab wikis faile redigeerida
Samm 5. Kasutage pilvepõhist tarkvara dokumentide esitamiseks liikvel olles
Laadige alla rakendus või muu digitaalne teenus, mis töötab nii arvutites kui ka mobiilseadmetes. Failide ühes kohas hoidmiseks kasutage seda teenust oma failide piltide üleslaadimiseks, et neid saaks pilvepõhises tarkvaras salvestada. Kuigi mõned tarkvarad on tasuta, peate salvestusruumi saamiseks maksma.
