Kontorifailide korrastamine võib olla keeruline ülesanne, eriti kui teil on palju faile ja dokumente, kuid see ei pea olema valus protsess. Edasine planeerimine ja failisüsteemi üle otsustamine aitab teil faile oma ettevõttele sobivalt korraldada ja tagada oluliste dokumentide tõhusama leidmise. Kui olete oma failid heas korras, peate oma failide selliseks säilitamiseks kinni pidama ühtsest süsteemist.
Sammud
Meetod 1 /3: süsteemi väljatöötamine
Samm 1. Looge failikategooriad
Kui soovite oma faile korrastada, tuleb kõigepealt otsustada, milliseid peamisi kategooriaid sortimiseks kasutada. Erinevat tüüpi kontoritel on erinevat tüüpi kategooriaid, kuid üldine süsteem on sama. Peate välja mõtlema süsteemi, mis sorteerib teie failid sisukalt.
Näiteks kui töötate advokaadibüroos ja teil on vaja kliendifailid korrastada, võite sortida üldiste juhtumite tüüpide järgi: kohtuvaidlused, testamendiõigus, ettevõtte-, haldus- ja muud
Samm 2. Seadistage alamkategooriad
Iga kategooria piires saate täpsemaks muuta alamkategooriate loendi. Iga üksiku paberitüki, mis tuleb esitada, saab määratleda kahe terminiga - üldine kategooria ja seejärel alamkategooria.
Näiteks kui loote finantsasjade arhiveerimissüsteemi, võib teil olla üldine kategooria „Väljaminevad maksed” ja seejärel seadistada müüjate, tarnijate, teenuste, spetsialistide ja halduskulude alamkategooriad
Samm 3. Kasutage värvikodeerimissüsteemi
See kõlab lihtsalt, kuid see võib olla väga tõhus viis failide kiireks juurdepääsuks korraldamiseks. Otsustage, kui palju erinevaid kategooriaid teie failisüsteemis on, ja seejärel kasutage neid erinevaid värvilisi kaustu.
Täielikult värviliste kaustade asemel võite kasutada tavalisi Manila kaustu ja hankida värvilisi kleebiseid. Seejärel saate parema nähtavuse huvides kleebised kinnitada ülemisele vahelehele, kausta servale või mõlemale
Samm 4. Märgistage failid
Teie kontori igal failil on nüüd selge koht. Kirjutage silt iga kausta vahekaardile selgelt ja korralikult, et saaksite teada, kuhu see kuulub. Iga üksiku kausta silt peaks algama üldise kategooriaga ja sellele järgneb konkreetne alamkategooria. Näiteks kaust, mis sisaldab teie müüjatele tehtud maksete kirjeid, kannab silti „Väljaminevad maksed / tarnijad”.
- Iga faili sildid tuleks printida võimalikult korralikult ja järjekindlalt. Saate hõlpsasti osta tarkvarapakette, mis võimaldavad teil sildid vormindada, nii et saate neid arvutiga trükkida ja printida.
- Kui prindite oma silte arvutiga, peaksite kasutama ühtlast kirjasuurust ja stiili. Kui prindite käsitsi, peaksite püüdma olla järjepidev ja võimalikult puhas.
Samm 5. Sorteerige failid tähestikulises järjekorras
Kui teie failisüsteem on loodud ja olete loonud kõik oma kaustad, pange need järjekorda. Peate sortima üldkaustad tähestiku järjekorras. Igas üldises kaustas tuleks alamkategooriad sorteerida ka tähestikulises järjekorras.
Võite sortida teatud teabe kuupäeva, mitte teemasildi järgi. Kui jah, siis peate ise otsustama, kas on mõttekam sorteerida oma failid ees olevate uusimate üksustega ja liikuda vanimate juurde või vastupidi
Samm 6. Jätke igasse sahtlisse mitu tolli ruumi
Failisüsteemi loomisel peate jätma ruumi failide kasvamiseks. Aja möödudes saate kahtlemata rohkem dokumente, mida igasse kausta lisada. Jätke oma failide laiendamiseks ruumi. Vastasel korral on teil hiljem raske ülesanne teisaldada terveid sektsioone või failisahtleid, et ruumi teha.
Meetod 2/3: segaste failide sortimine
Samm 1. Koguge kokku kõik materjalid, mis vajavad esitamist
Kui alustate korrastamata ja korrastamata paberite kogumikuga, peate alustuseks paberid kokku tõmbama. Leidke töökoht ja koguge kõik ühte hunnikusse. Seejärel saate hakata organiseerima.
Etapp 2. Eraldage paberid kaheks rühmaks „toiminguks” ja „esitamiseks”
”Esimese sammuna tuleks teha kaust või hunnik kõigele, mis vajab kohest tegutsemist. Neid pabereid ei tohiks esitada või te ei mäleta teha vajalikke töid. Pange see toimingukaust kõrvale, et sellega varsti tegeleda. Seejärel jätkake ülejäänud paberite esitamist.
Korraldage toimingufail. Paberid, millega tuleb viivitamatult tegeleda, tuleks sorteerida väiksemateks rühmadeks vastavalt teie tehtud tööle. Näiteks seadistage sellised alamkategooriad nagu helistamine, kirjutamine, kohaletoimetamine ja maksmine
Eksperdi näpunäide
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Samm 3. Korrake iga paber üks kord
Kui sortite lahtiseid pabereid, mida esitate, tehke nende üle otsuste tegemisel otsuseid. Võtke paber üles, lugege see üle, otsustage, millisesse kategooriasse ja alamkategooriasse see teie failisüsteemis kuulub, ja pange see siis minema. Sel viisil töötamine aitab teil registreerimisel järjepidevust saavutada ja säästab aega, kui tegelete iga üksusega ainult üks kord.
Iga üksuse ülevaatamisel peaksite otsustama, kas peate selle isegi säilitama. Kui paber on midagi, millega on juba tegeletud ja mida ei pea arvestusena säilitama, siis kaaluge selle ärajätmist, mitte selle esitamist
Samm 4. Pange iga üksus lahti
Enamik teie käes olevaid pabereid on tõenäoliselt tulnud kirjavahetuses ning tõenäoliselt ümbrikes ja volditud kujul. Eemaldage paberid ümbrikelt, avage need tasaseks ja viilige. Iga paberi sellisel viisil viilimine aitab teie kaustadel ühtlaselt failisahtlisse mahtuda, ilma et need oleksid punnis, kus volditud paberid virnastatakse.
- Otsustage, kas peate ümbrikke alles jätma. Enamikul juhtudel on ümbrikud tarbetud ja need võib ära visata. Kui aga arvate, et vajate kättetoimetamistõendit või postitempli tõendit, peaksite ümbriku paberitele klammerdama ja neid koos hoidma.
- Mitu paberit tuleks kokku klammerdada. See hoiab ära asjade eraldumise või kadumise. Klambreid eelistatakse kirjaklambritele, sest (a) need mahuvad viilidesse ühtlasemalt ja (b) neil ei ole libisemise probleemi.
Meetod 3/3: failide haldamine
Samm 1. Kasutage korvi “Failimiseks”
Kui teie kontorisse saabub uus kirjavahetus või kui luuakse uusi dokumente, ei pruugi teil olla võimalik seda kohe esitada. Peate paigutama kõik, mis tuleb esitada, ühte kohta, kus saate võimaluse korral esitada. Korv laual, sildiga “To File”, on hea viis need paberid kõrvale jätta, kuni olete valmis.
Samm 2. Määrake järjekindel aeg esitamiseks töötamiseks
Kui saate, planeerige iga päev või nädal järjekindel aeg uute paberite esitamiseks. Kui muudate esitamise tavapäraseks osaks oma rutiinist, siis on tõenäolisem, et saate sellega sammu pidada.
- Näiteks võite päeva paberite esitamiseks eraldada iga päeva viimase poole tunni. Kui sellest ei piisa, võiksite esitada oma andmed kaks korda päevas, vahetult enne lõunasööki ja siis vahetult enne päevale minekut.
- Edu võtmed on järjepidevus ja kordamine.
Samm 3. Veenduge, et teised, kellel on juurdepääs failidele, saavad süsteemist aru
Kui olete ainus inimene, kes teie faile kasutab, peaksite hõlpsalt oma loodud järjekorda säilitama. Kui aga teistel inimestel on vaja teie failides olevaid pabereid kasutada, peaksite veenduma, et nad mõistavad teie loodud süsteemi ja järgivad seda. Kui arhiivisüsteem on paigas, pole sellest abi, kui paberid satuvad valesti ja paigutatakse valedesse kaustadesse.
Kui see võib olla tõhusam ja tõhusam, kui pakute endale midagi, mida keegi teine teie kontoris võib vajada, ja paluge tal siis kõik otse teile tagastada. Siis võite olla kindel, et kõik on uuesti täidetud
Samm 4. Hoidke elutähtsaid dokumente turvalises kohas
Mõnda erimaterjali tuleb võib -olla hoida eraldi, spetsiaalsetes kohtades. Näiteks võib mõnda paberit vaja hoida seifis või tulekindlas lukukastis. Võimalik, et peate isegi hoidma mõnda materjali väljapoole, panga seifis või oma ettevõtte advokaadibüroos.
Samm 5. Vaadake oma failid regulaarselt üle
Vähemalt kord aastas või vajadusel sagedamini, peaksite oma failide ülevaatamiseks varuma aega. Selle ülevaatuse eesmärk on otsustada, kas on olemas paberid või terved kaustad, mille saab ära visata või võib-olla teisaldada väljaspool asuvat hoiukohta. Kui midagi pole enam kunagi vaja, peaksite selle ära viskama. Kui see on midagi, mida te ei kavatse regulaarselt kasutada, kuid võib -olla tuleb seda salvestada, peaksite selle salvestusruumi saatma.
