Viilimine on sageli vajalik ülesanne tööl ja kodus. Kui jätate esitamise liiga kauaks vahele, võite koguda suure paberipaki, mille sorteerimiseks kulub tunde või isegi päevi. Et hoida oma postkast segadusteta, sorteerige iga päev saabuvad paberid. Seejärel looge teile sobiv toimikusüsteem. Sorteerige oma süsteemi abil pabereid nii, et pääsete olulistele dokumentidele hõlpsalt juurde igal ajal, kui vajate!
Sammud
Meetod 1 /3: igapäevase paberivoolu käsitlemine
Samm 1. Looge keskne postkast paberite hoidmiseks, kuni saate need sorteerida
Kesksesse postkasti saate panna iga päev kõik paberid, mis teie lauale või postkasti satuvad. See võib aidata teil organiseerituna püsida, kuni teil on aega iga üksust sorteerida ja käsitseda.
- Saate kasutada keskset pappkasti väikest pappkasti või hankida selleks spetsiaalse kasti, korvi või salve.
- Asetage karp oma laua nurgale, välisukse lähedale lauale või mujale nähtavale kohale, et te seda ei unustaks.
Samm 2. Minge iga päev postkastist läbi ja pange olulised esemed kõrvale
Vaadake iga kord oma pakendis olevaid esemeid üks kord päevas, et otsida esemeid, mis nõuavad teie kohest tähelepanu. Nende hulka võivad kuuluda varsti tasumisele kuuluvad arved, peokutsed või ajasäästlikud vormid. Pange need esemed kõrvale, et saaksite nende eest kohe hoolt kanda.
Kiireloomuliste esemete paigutamiseks võiksite hankida teise kasti teist värvi kui esimene kast. Näiteks võite saada punase kasti, mis näitab, et tegemist on kiireloomuliste asjadega
Samm 3. Asetage üksused, mida soovite failida, kausta
Hoidke kolmandat kasti keskse ja kiireloomulise kasti kõrval. Kasutage seda failide kogumise punktina. See aitab teil neid korraldada seni, kuni olete valmis neid esitama.
Veenduge, et see kast oleks teistest kastidest erinevat värvi. Vastasel juhul võite kastid segi ajada
Samm 4. Visake mittevajalikud esemed paberi taaskasutuskasti
Kõik rämpspostid või muud mittevajalikud esemed, mis satuvad teie postkasti, võivad sattuda otse prügikasti. Tuvastage need esemed, kui sõelute dokumente, ja viige need kohe prügikasti, et hoida karbis segadust vaba.
- Hoidke oma prügikasti põrandal, nii et te ei segaks seda teiste kastidega.
- Kui mõni mittevajalik ese sisaldab isiklikku teavet, tükeldage see enne utiliseerimist.
Meetod 2/3: failisüsteemi valimine
Samm 1. Määrake igakuine ja igapäevane fail, kui teil on palju hallatavaid ülesandeid
Seda nimetatakse Tickleri failisüsteemiks ja see on suurepärane võimalus jälgida, mida peate iga päev tegema. Määrake iga kuu jaoks failikaust ja iga kuu päev. Seejärel sisestage üksused failidesse. Failige üksused vastavalt kuupäevadele, mida peate nendega töötama.
Näiteks kui teil on vaja arve tasuda 23. septembril, sisestage arve selle kuupäeva kausta
Samm 2. Failikaustad tähestikulises järjekorras, et hoida olulisi dokumente käepärast
Tähestikuline esitamine on kasulik üksikute inimeste, ettevõtete või teemade jaoks failide leidmiseks. See võib olla ideaalne, kui teil on palju kliente ja soovite igaühe kohta faili säilitada või kui soovite lihtsat viisi oma koduse esitamise haldamiseks.
- Kindlasti asetage isikute perekonnanimed esmalt failide siltidele, näiteks „Jones, Susan” või „Watson, David”.
- Ärinime esitamisel ignoreerige selliseid sõnu nagu „The”, „A” ja „An”. Näiteks kui teil on klient, kelle ettevõtte nimi on „Koogijumalanna“, siis esitage fail „Kook“tähe „C“järgi ja ignoreerige esitamisel tähte „T“.
Samm 3. Valige lühiajaliste esitamise vajaduste jaoks numbriline failisüsteem
Kui teil on lühiajaline projekt, mille kohta soovite dokumente säilitada, võib numbriline failisüsteem kõige paremini toimida. See on siis, kui määrate igale dokumendile numbri ja esitate selle numbri järgi. Kuid pidage meeles, et peate ka jälgima, milline dokument millisele numbrile vastab, näiteks arvutustabeli abil.
- Näiteks võite määrata kõik 14. märtsi nädala jooksul saadud üksused failikausta 1, seejärel kõik 21. märtsi nädala üksused failis sildiga 2 jne.
- Teine võimalus on failid kuupäeva järgi sildistada ja kronoloogiliselt korraldada. Näiteks 2. mail 2018 saadud esemeid võiks hoida failis sildiga 2.5.2018.
Samm 4. Värviga kodeerige oma failid, et üksuste leidmine oleks kiire ja lihtne
Määrake oma failide igale kategooriale värv. See aitab teil lühidalt leida failikategooria.
- Näiteks kasutage arstiarvete jaoks punast, maksude jaoks sinist ja kindlustuseks rohelist.
- Numbriliste või tähestikuliste failide värvikoodiks määramiseks määrake värv numbrilisele või tähestikulisele vahemikule, näiteks muutke failid 1-25 või A-G roheliseks, 25-50 või H-M lillaks ja 50-75 või N-R kollaseks.
Samm 5. Kaasake failikausta asjakohast lisateavet
Failisisu või vajalike toimingute kirjeldamiseks lisateabe lisamine aitab samuti teie failisüsteemi tõhusamaks muuta. Selleks võite lisada ühe või mitu järgmistest üksustest:
- Faili number või nimi
- Faili pealkiri
- Faili avamise ja sulgemise kuupäev
- Osakonna või meeskonna nimi
- Arvuti kirje number
- Kõrvaldamise kuupäev ja kõrvaldamisviis
Meetod 3 /3: paberite korraldamine failideks
Samm 1. Asetage uusim dokument faili peale
Selleks kasutage dokumendis märgitud kuupäeva. Kui olete oma paberid viilimiseks valmis ja failisüsteem seadistatud, võite hakata üksusi failidesse paigutama. Hoidke alati iga faili uusimad dokumendid otse peal, et neile oleks lihtne juurde pääseda.
Näiteks kui teil on oma majaomaniku kindlustuse jaoks fail, siis soovite faili tasumisse paigutada oma tasulise majaomaniku kindlustuse viimase kirje
Samm 2. Hoidke manused koos nendega seotud dokumentidega
Kui teil on asjakohaseid kviitungeid või muid dokumente, mida tuleb koos teise dokumendiga säilitada, hoidke need kindlasti samas failis koos. Võite isegi klammerdada või kirjaklambri manuseid dokumendi tagaküljele lisada.
Näiteks kui teil on elektriarve tasumise kviitung, klammerdage see arve taha juhuks, kui peate sellele viitama
Samm 3. Asetage suured dokumendid eraldi ümbrikutesse
Saate need ümbrikud viilida nende failide taha, millega need on seotud. Lisage kindlasti ümbriku esiküljele sisu kirjeldus. See aitab kõrvaldada segadust teie failides ja parandada teie failisüsteemi tõhusust.
Näiteks kui teil on projekti kavandid, mille kallal töötate, võite need paigutada suurde ümbrikusse
Samm 4. Failige originaaldokument ja utiliseerige kõik koopiad
Duplikaatide esitamata jätmine aitab vältida segadust, kui otsite oma failidest üksust. Kui leiate duplikaate, visake need ära ja esitage ainult originaaldokument.
Kui te pole kindel, milline dokument on originaal, peate võib -olla esitama mõlemad üksused, et veenduda originaali olemasolus. Kuid proovige seda mitte liiga sageli teha, muidu kogunevad teie failid kiiresti kokku
Näpunäiteid
- Kui te pole kindel, kas eseme viilida või ringlusse võtta, hoidke seda 30 päeva ja seejärel hinnake uuesti.
- Mittevajalike dokumentide skaneerimine on veel üks hea viis paberi segaduse kõrvaldamiseks, säilitades samal ajal dokumendis oleva teabe, kui seda vajate.
