Arhiivikapi korraldamine võib olla keeruline, olgu see siis kodukapp, mis on täis tasutud arveid ja maksuteavet, või töökapp, mis on täidetud lõpetatud projektide ja arvetega. Korraldage oma kapp, vabanedes vanadest failidest, leidke teile sobiv toimikusüsteem ja hooldage seda pidevalt.
Sammud
Osa 1: 4: vanade dokumentide puhastamine
Samm 1. Ostke kapp, kui teil seda pole
Otsige oma eelarve piires oma kodu või kontori jaoks sobiva suurusega kvaliteetset kappi. Mõelge tulekindlale ja veekindlale kapile, kui teie kodus võib tekkida loodusõnnetusi. Selliseid kappe leidub kohalikes kauplustes, mööblipoodides, puusepatöökodades ja kaubanduskeskustes.
Samm 2. Alustage oma failide sirvimist
Pange kõrvale kõik, mis on ilmselgelt vana või mittevajalik. Kõrvale panema:
- Kviitungid toodete kohta, mida te enam ei oma.
- Rämpspost
- Vanad arved teenuste eest, mida te enam ei kasuta
- Ärikirjad vanalt töölt
- Templid, mida te enam ei vaja
Samm 3. Ärge kartke asjadest lahti saada
Kuigi teatud dokumendid, nagu sünnitunnistused ja maksuteave, on ilmselgelt olulised, võib esineda rämpsposti või vanu kviitungeid, mis tunduvad olulised, kuid tegelikult pole seda. Mõelge oma otsuse tegemisel igale dokumendile ja mõelge, kas see võiks tulevikus tegelikult kasulik olla. Kui te ei jätaks seda vahele, kui see aastaks ära kaoks, on ilmselt hea see välja visata.
Samm 4. Olge tööl asju ära visates ettevaatlik
Küsige kindlasti oma ülemustelt, enne kui midagi välja viskate, sest see võib olla olulisem, kui arvate. Teie ettevõttel võib olla ka eeskirju selle kohta, kui kaua tuleb asju hoida ja kuidas neist vabaneda.
Samm 5. Otsustage, millised asjad tuleb alles jätta
See sõltub üldiselt sellest, kui hiljutised või kasulikud need on. Kasutage diskreetsust ja mõelge, kas dokumendid on tulevikus kasulikud või vajalikud. Kui need on tõesti olulised, hoidke neid. Maksuteabe, kindlustusdokumentide ja elutähtsate dokumentide jaoks hoidke neid järgmistel ajavahemikel:
- Hoidke maksudeklaratsiooni teavet 7 aastat, samuti kõiki maksudest mahaarvatud kaupade laekumisi. IRS saab auditeerida kõiki tulusid kuni 6 aastat pärast teie maksude esitamist.
- Hoidke kindlustusdokumente, hüpoteegi väljavõtteid ja heategevuslike annetuste tõendeid kuni kolm aastat.
- Hoidke kindlasti alles väga olulisi dokumente, nagu sünni- ja abielutunnistused, sotsiaalkindlustuskaardid, ametinimetused, teod ja passid. Hoidke neid turvaliselt ja ärge kunagi vabanege neist.
Samm 6. Purustage kõik dokumendid, mille olete kõrvale jätnud
Purustamata dokumentide välja viskamine võib teie isikliku teabe paljastada kõigile, kes neid näevad. Isegi kui te pole kindel, kas dokument on tundlik, on parem see purustada, kuna see võib sisaldada aadresse, sünnikuupäevi või muud teavet.
Samm 7. Purustage või hävitage ka digitaalne meedia
Paljudes linnades ja ettevõtetes on päevi, kus kohalikud või töötajad saavad hävitada vanu diskette, CD -sid või kõvakettaid. Nad hoolitsevad selle eest, et see oleks õigesti tehtud.
Osa 2/4: Oluliste dokumentide korraldamine
Samm 1. Alustage ülejäänud failide korraldamist
Liikuge lauale või suurele lauale ja korraldage paberid teie jaoks loogilisteks ja mõistlikeks hunnikuteks. Need muutuvad teie individuaalseteks failideks. Tehke hunnikuid, mis aitavad teil leida täpselt seda, mida otsite. Kaaluge kodukappide kategooriaid, näiteks:
- Kommunaalteenused
- Automaatne
- Meditsiiniline
- Lemmikloom
- Äri
- Kodu
- Maksud
- Rahandus
Samm 2. Küsige töökappidelt nõu töökappide kohta
Paberite korraldamiseks teie töökohal võivad olla konkreetsed ettevõtte kokkulepped. Kui ei, siis esitage kronoloogiliselt või tähestikulises järjekorras. Küsige korralikelt töökaaslastelt, millised süsteemid neile kõige paremini sobivad.
Samm 3. Hoidke oma kategooriad lihtsad
Mida täpsemini saad, seda rohkem faile sul on, mis tähendab rohkem segadust sinu kabinetis. Hoidke oma põhifailid üldisemad ja korraldage nendes dokumente.
Samm 4. Otsustage, kas korraldada nime või kuupäeva järgi
Kui olete kõik paberid õigesse hunnikusse sorteerinud, hakake neid korraldama viisil, mis hõlbustab nende leidmist.
- Tähestikuliste kirjete puhul, nagu kviitungitel olevad kaubamärgid, asetage virna ülaossa A -tähega algavad esemed, vähendades Z -ni.
- Kronoloogiliste dokumentide, näiteks maksudeklaratsioonide kuupäevade puhul asetage virna ülaosale kõige uuemad dokumendid, töötades allosas vanimate dokumentide poole.
Samm 5. Asetage oma virnad kausta
Pange paberid sisse nii, et virna ülaosas olev dokument oleks kausta ees. See hoiab dokumendid samas järjekorras, milles need korraldasite.
Osa 3/4: failide hõlpsa leidmise hõlbustamine
Samm 1. Märkige iga kaust selgelt
Veenduge, et vahekaardil olev kiri oleks suur, loetav ja teile ja teistele teie kontoris või perekonnas mõistlik. Selguse huvides kasutage siltide valmistajat.
Samm 2. Laske igal sahtlil olla oma kategooria ja märgistage see ka selgelt
Jagage oma failid sahtlite vahel teile sobival viisil, kusjuures iga sahtel sisaldab erinevat kategooriat. Iga kategooria peaks sisaldama seotud faile, mis aitavad teil asju hõlpsamini leida.
- Finantsteave, nagu maksudokumendid, investeerimisfailid ja hüpoteeklaenud, võib sattuda ühte sahtlisse.
- Isiklikud dokumendid, näiteks sünnitunnistused, passid ja haiguslood, võivad sattuda teise sahtlisse.
- Erinevate esemete kasutusjuhendid võivad olla teises.
Samm 3. Kaaluge värviliste kaustade kasutamist
Kui lisate mällu vastava värvi, muudab see paberite leidmise palju lihtsamaks. Kui teil on juba manillakaustad, lisage neile värvi esiletõstjate või värviliste markeritega. Värvilisi silte saab samal eesmärgil kasutada peenemalt.
Samm 4. Kasutage oma värvisüsteemi abil sahtlites alamkategooriate loomist
Näiteks teabematerjalide sahtel võib olla jaotatud kaustadesse, nagu "Elektroonika käsiraamatud", "Elektritööriistade käsiraamatud" ja "Puhastustarvete käsiraamatud".
Samm 5. Muutke oma süsteemi, kui sellel pole mõtet
Pärast kuu või kahe kasutamist ärge kartke muuta asju, mis teie jaoks ei tööta. Liigutage erinevaid faile ette või jagage kategooriaid, mida on raske üksteisest eristada. Pidage meeles, et teie kapp on teie jaoks süsteem ja see peab vastama teie töövoole.
Osa 4: 4: organisatsiooni ülalpidamine
Samm 1. Olge organiseeritult aktiivne
Pöörake kohe tähelepanu postitustele ja dokumentidele nende saabumisel ning kui olete nendega tegelenud, esitage need kohe.
Samm 2. Seadistage oma kodu- või kontorilauale postkast
Vaadake oma sissetulevaid kirju üks kord päevas. Sel viisil ei kaota te midagi ja see ei kuhju. Esitamine ei tundu selline töö, mida tehakse natuke korraga.
Samm 3. Korraldage oma kabinetti sageli ümber
Soovitatav on iga -aastane ümberkorraldamine ja kui teil on palju faile, saate selle isegi kord kvartalis puhastada. Arhiivikappide peamiseks segaduse allikaks on vanad dokumendid, mida te enam ei vaja, seega puhastage ja tükeldage vanad asjad vastavalt vajadusele.
Samm 4. Kaaluge mõne faili teisendamist digitaalseks meediumiks
Mida rohkem dokumente saate digitaalses vormingus säilitada, seda vähem on teil kappides füüsilist segadust. Skaneerimiseks sobivad kandidaadid hõlmavad kviitungeid, annetustõendeid või pangaväljavõtteid. Mõni võib isegi juba veebis saadaval olla.
Samm 5. Koostage põhidokument
Selgitage dokumendis, kuidas teie failisüsteem töötab ja kus asjad asuvad. Hädaolukorra või ettenägematute probleemide korral peavad teised teadma, kuidas teie faile otsida.
Näpunäiteid
- Kui teil on uudishimulikke lapsi või uudishimulikke pereliikmeid, hoidke oma kapp lukus.
- Kui teil on luku avamisega probleeme, lugege jaotist Kuidas valida kapi lukk.
- Hoidke väga tundlikke dokumente, nagu sünnitunnistused või omandiõigusaktid, seifis või tulekindlas dokumendikarbis, kui olete mures, et kapp pole piisavalt ohutu.
Hoiatused
- Kui elate maavärinaohtlikus piirkonnas, kinnitage kapid stabiilse seina külge. See hoiab ära nende kukkumise inimese peale või ukse blokeerimise seismilise sündmuse ajal.
- Laadige oma failid hoolikalt. Kui ülemine sahtel on täis ja selle all olevad sahtlid on tühjad, võib see ümber kukkuda.
